روابط عمومی ها و ماموریت های غیر رسمی

27 اردیبهشت ماه روز ارتباطات و روابط عمومی، روز هنر مردم داری و روز هنر هشتم است. در 13 اردیبهشت ماه فرصتی شد تا کارگاهی با عنوان « روابط عمومی ها و ماموریت های غیر رسمی» به صورت مجازی به همت دبیرخانه شورای هماهنگی روابط عمومی دانشگاه ها و پارک های علم و فناوری منطقه 6 کشور با همکاری اداره کل روابط عمومی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و به میزبانی دانشگاه هنر اصفهان داشته باشم. متن پیش رو، گزارشی از این کارگاه نیست. تنها ایده ها و پیشنهادهایی است که در این فرصت ارائه شد و اکنون در شکل و شمایل رسانه ای و به صورت مکتوب ارائه می گردد. باشد که این پیشنهادها مورد توجه و دقت اهالی فن قرار بگیرد و پس از اصلاح و ویرایش های لازم، موجب ایجاد روابط عمومی های خلاق به خصوص در دانشگاه های کشور بشود. بخشی از این پیشنهادها مخصوصا روابط عمومی دانشگاه ها می باشد و بخشی برای همه روابط عمومی ها، قابلیت اجرا را دارد. مهم ترین این پیشنهادها و در واقع ماموریت های غیر رسمی مطرح شده عبارتند از: 1-کمک به شناسایی و امکان بیشتر برای پرورش خبرنگاران حوزه علم و دانش و تربیت نیروهای تولید کننده محتوا (ویژه دانشجویان و دانش آموختگان دانشگاه ها)

روابط عمومی ها و ماموریت های غیر رسمی

2-تولید محتوای غیر متداول دانشگاهی از منابع شکل گرفته و موجود در دانشگاه ها 3-ثبت تاریخ شفاهی سازمان و جوامع مرتبط با سازمان و 4-فرهنگ سازی و کمک به تجربه نگاری در حوزه سازمانی

ماموریت های غیر رسمی، ماموریت هایی هستند که در تعریف های متداول از وظایف و کارکرد هر مجموعه از جمله روابط عمومی وجود ندارد ولی در گذر زمان و با تغییر و تحولات جامعه و با توجه به نیازهای جدید، مبتنی بر تعاریف قبلی قابل طرح و اجرا هستند و مجموعه را از حالت منفعل به حالت فعال و خلاق تبدیل می کنند. در مورد روابط عمومی توجه به تعریف چون «روابط عمومی، هنر مردم داری است» و یا «روابط عمومی مسئولیت تولید محتوا جهت معرفی سازمان و ارتباط با جامعه را بر عهده دارد». همچنین از بین کارکردهای دیگر، موارد زیر را درباره روابط عمومی زیاد شنیده اید: صداقت، امانتداری و رازداری/ توجه به کرامت انسانی و رشد معنوی کارکنان و مخاطبان/ اهتمام ویژه به اطلاع‌رسانی منصفانه و حفظ مصالح و منافع عموم/ نظم‌گرایی، وقت‌شناسی و احترام به قوانین و مقررات و استانداردها/ ارج نهادن به نیروی انسانی شایسته با نگرش دانش‌محور در فعالیت‌های حرفه‌ای/ افزایش آشنایی مخاطبین با برند و ایجاد اعتماد به برند با استفاده از روابط عمومی/ کنترل بحران‌های پیش‌آمده درباره شهرت و اعتبار برند/ رساندن داستان برند/ کسب‌وکار به گوش مخاطبان و ایجاد حس مثبت در آن‌ها/ بررسی و برنامه‌ریزی برای ایجاد ارتباط دوطرفه بين مدیران و کارمندان سازمان/ همکاری با رسانه‌ها و سایت‌های خبری برای انتشار اخبار درباره برند/ اطلاع‌رسانی وگزارش‌دهی از رویدادها و فعالیت‌های سازمانی به مخاطبان و مشتریان. خوب حالا از دل همین ها که خیلی هم آشنا و تکراری بودند می توانیم به کارها و ماموریت های جدید و گاه نانوشته برسیم.

تربیت نیروی تولیدکننده محتوا

برای پیدا کردن مخاطب، هر مجموعه و سازمانی ناچار به تولید محتوای با کیفیت و ارائه آن به بهترین شیوه است. دنیا امروز به دنبال این نوع شغل می گردد و افراد توانمندی که با تولید محتوا برای کالا یا اندیشه ای فعال هستند فرصت های شغلی خوب و متفاوت را پیش رو دارند و با گسترش فضای مجازی و رسانه ها، تولید محتوا و افراد شاغل در این بخش اهمیت بیشتر و بیشتری پیدا می کنند. گسترش و تنوع کالاها و اندیشه ها به تولید کنندگان محتوایی نیاز دارد که متخصص و کارشناس آن حوزه باشند. روابط عمومی دانشگاه ها، با معرفی این رشته و شناسایی افراد علاقمند می توانند در بخش کارآفرینی، یک بازیگر جدی محسوب شوند.

بسیاری از دانشجویان به خصوص دانشجویان تحصیلات تکمیلی با گذراندن دوره های خبری و تجربه های کار با رسانه می توانند به عنوان خبرنگاران حوزه علم و دانش نقش آفرینی کنند. شناسایی این افراد و ارتباط آن ها با رسانه نیز می تواند با کمک روابط عمومی های دانشگاه ها انجام شود. در این راستا روابط عمومی ها می توانند در مراحل زیر فعالیت کنند.1-شناسایی افراد علاقمند به کار در حوزه رسانه 2-افزایش مهارت 3-برگزاری کارگاه های مهارت های خبری 4-ایجاد فرصت های خبری در حوزه های تولید علم. خبرنگاران حوزه علم و دانش همچنین در بازنشر محتوای تولید شده دانشگاهی در فرم های غیر دانشگاهی( رسانه ای -عمومی) بازوی خوب و جدی دانشگاه ها محسوب می شوند. فرم های غیر رایجی چون عکس نوشته ها، پادکست ها و کارهای متنوع گرافیکی در کنار فرم های رایجی چون خبر، گزارش، مصاحبه و ...قالب هایی هستند که می توانند تولیدات علم دانشگاهی در آنها نیز ارائه گردد. با گسترش مراکز تولید و مصرف علم از دانشگاه ها به دیگر مراکز، این خبرنگاران حوزه علم و دانش هستند که در جریان استفاده بیشتر و بهتر مردم و مصرف کنندگان از دانش دانشگاهیان، اتفاقات خوبی را رقم می زنند. به نوعی آن ها تبدیل به تسهیلگران و مروجان تولیدات دانش دانشگاهی برای دیگر مراکز می شوند.

در این زمینه سرمایه گذاری روابط عمومی های دانشگاه ها در یک کلام فواید زیر را می تواند به همراه داشته باشد: 1-اقدام بلند مدت برای خود دانشگاه ها، 2-اقدام کوتاه مدت برای ایجاد اشتغال و ارتباط با دانشجویان 3-ارتباط میان مدت برای تعامل بهتر با رسانه ها 4-و ارتباط دائمی برای جریان سازی اطلاعاتی در حوزه علم و دانش.

در یک کلام روابط عمومی می تواند کمک کند تا داستان های تازه ای برای اندیشه ای که او دنبال آن است تولید شود و او در گام مهمی باید سازندگان این داستان ها را شناسایی کند و تجربه ساخت داستان براساس اندیشه را به آن ها بیاموزد نتیجه در قالب های مختلف و متنوع که هر روز هم گسترش پیدا می کند و در ارتباط با دنیای بیرون سازمان و دانشگاه، ارائه می شوند. روابط عمومی که بتواند داستان بیشتری تولید کند، خلاقیت و ماندگاری بیشتری دارد.

کمک به ترویج فرهنگ تجربه نگاری:

در بین دانش های سازمانی هر فرد بیست درصد اختصاص به دانش های صریح شامل دستورالعمل ها و آئین ها و قواعد برمی گردد و 80 درصد مربوط به دانش ضمنی است که با تجربه به دست می آید. متاسفانه در ایران فرهنگ تجربه نگاری ضعیف است و در عمل از 80درصد دانش تولید شده در سازمان استفاده نمی شود. روابط عمومی ها با کمک به گسترش تجربه نگاری در انتقال این 80 درصد دانش نقش بزرگی را ایفا می-کنند. تجربه نگاری یعنی نگاشتن تجربه. تجربه در فارسی به آزمودن ترجمه شده است. شامل فرآیندی است جهت توسعه و عمق بخشی به هرم دانایی و توانمندی دانش سازمانی که از طریق آن، امكان افزایش دانش و آگاهی، یادگيری سازمانی، جلوگيری از اشتباهات و تسهيل در اشتراک دانش فراهم می شود و با به کارگيری تجربه های مرتبط با شغل، ماموریت و وظایف، کیفیت عملكرد سازمانی ارتقـا می یابد. اهمیت تجربه نگاری را می توان در موارد زیر خلاصه کرد: امكان غنی سازی دانش بومی سازمانی، امكان به اشتراک گذاری دانش سازمانی، تجربه نگاری، موجب پرهيز از تكرار اشتباه های عملياتی می شود. و جلوگيری از حوادث تكراری این با وجود این است که بيش از 70 درصد حوادث تكراری می باشد.